信息写作格式和范文_信息写作方法与技巧

1.公文的格式及范文6篇

2.公文写作格式及范文模板

3.信的格式写作要求及

4.公司邮件书写格式范文6篇

5.通讯稿标准格式和范文是什么？

格式：

1、标题：第一行居中写明“通知”或“关于的通知”。

2、称呼：换行顶格写明被通知方的名称，后用冒号。

3、正文：另起一行空两格写通知内容，如会议通知包括会议内容、时间、地点、出席对象和有关准备事项等。

4、署名：正文下一行的右下方写发出通知的单位或组织。

5、日期：写在署名下一行的右边。

范文：

通知

各班班主任和政治老师：

明天下午第三课后在党支部办公室召开班主任和政治老师会议，讨论研究怎样加强学校政治思想工作问题，请充分准备意见，准时参加。

校党支部办公室。

2012年12月6日。

公文的格式及范文6篇

英文书信 的写作格式和中文书信有所不同，正确的英语写信格式是怎么样的？下面我整理了英语写信格式，供你参考。

英语写信格式篇一

　英语写信的格式

　1. 信头(heading)

　信头包括写信人地址和写信日期，通常写在信笺的右上角。在比较熟识的朋友之间的通信，写信人的地址常可略去。日期通常有下列两种定法：

　1.1 月、日、年：如august 15, 200__

　1.2. 日、月、年：如15th august, 200__

　地址的写法通常是由小到大，如：门牌号、街道名、市(县)名、省名、国名(邮政编码通常写在城市名之后)。这同中文书信的地址写法完全相反。地址可以写1～3行，日期写在地址的下方。

　2. 称呼(salutation)

　称呼指写信人对收信人的称呼，如dear xiaojun，写在信头的下方和信笺的左边。称呼一般用dear?或my dear?开头，称呼后一般用逗号。

　3. 正文(body)

　这是书信的主体部分，即写信人要表达的内容。正文要求文字通顺，层次分明，表意清楚。可以手书，也可以打写。

　4. 结束语(complimentary close)

　它是书信结尾的恭维话，相当于文中书信最后的?祝好?、?致礼?之类的话语。

　5. 签名(signature)

　签名通常签在结束语下方的中间偏右的位置，即使是打写机打出的信件，最后仍需亲笔签名。在签名的上方可根据写信人和收信人的关系写上

　sincerely yours/yours sincerely(用于长辈或朋友之间)，或

　respectfully yours/yours respectfully(用于对长辈或上级)。

　商务信函的要求有所不同。

　商业英文书信，一般都要求用打字机或电脑整齐地打印，左边各行开头垂直的，称为垂直式或齐头式(block style)，美国常用这种格式;每段的第一个词缩进去，称为缩进式或锯齿式(indented style)，英国常用此格式。垂直式的职务及签名都在左边的边栏界线，这种格式，在极度尊重工作效率的美国公司，已普遍用。正式的商业英语书信要在称呼的上方写上收信公司名称和地址或收信人的名字全称、职务及地址，称为信内地址(inside

　address)。信内地址的写法也有垂直式和缩进式之分，垂直式和称美国式将各行并列，缩进式或称英国式将各行依次退缩。

　不过，近来英国商业书信信内地址并未依次缩进，似乎与美国式相同。此外，在美国还流行一种普通收信人地址的写法，就是在书信的inside address中，把门牌号和街名都省略掉。在英文书信中要使用敬语，最普遍的敬语是mr, mrs和miss(用于未婚女性)。英国人常在男性的姓名之后用esq. (esquire的缩写)，不过在商业上也在慢慢地改用mr. mmes. (madam的复数形式)，用于二个女士以上。messrs(mr的复数形式)用于二个以上的男人，或用于二个以上的男人组成的公司或团体。在英国式英文信里，mr, mrs, messrs，均不加缩写句点，相反地趋向于进步自由的美语反而加缩写句点如mr., mrs., messrs?在称呼方面，商业上最普遍的有gentlemen(美国式)与dear sirs(英国式)二种，相当于我国的

　best wishes, kind regards 和yours faithfully(不知姓名)。此外，英国式的客套语还有特别礼貌的格式，但除了特殊情况外，现在不再使用

　与中文信封相反，英文信封上收信人的地址和姓名写在信封的中间，发信人的地址和姓名写在信封的左上角，或信封背面。

　英文书信的地址应从小写到大，先写门牌号码，再写街道、城镇、省或州及邮政编码，最后是国家名称。国家名称的每一个字母都要大写。

　2. 信头/个人信头(letterhead/personal letterhead)

　公司信纸上方居中一般都印有其名称、地址和联系号码，这就是通常所说的信头。在没有信头的普通信纸上写信，作者就需要写明回邮地址和联系号码。

　3. 封内日期(date line)

　封内日期是写信或打字时的日期。封内日期写在信头或作者地址的下两行。

　4. 封内地址(inside address)

　封内地址是收信人的地址，包括姓名，职务(如适用)，公司名称(如适用)，街道名称或信箱号，城市，州或省，邮政编码和国家。封内地址通常写在左手边，在日期线和称呼之间。

　5. 称呼(salutation)

　称呼是一封信开头对收信人的称呼，写在封内地址或提示句下两三行。称呼后可以写冒号或逗号。在商业信函或其他正式书信中，用冒号。

　在非正式书信中，称呼后用逗号。(注意：尽量避免使用?to whom it may concern? 或?dear sir or madam?,因为这种称呼已经过时，并且不很友好。改进 方法 是争取确定收信人的姓名，或使用?dear human resources

　manager?，?dear friends?这样的称呼。在给律师或外交领事写信时，可以使用?esquire?或?esq.?这样的头衔，但它们不应出现在称呼中。同样，如果收信人的姓名后面有?jr.?或?sr.?，如?george bush,jr.?也不能把它们包含在称呼中。)

　6. 头衔(titles)

　除非写信人与收信人熟到可以直呼其名，通常要在收信人名字前加上?mr.?，?professor?等表示礼貌的头衔。

　7. 提示句(选择性)attention line(optional)

　提示句的用途是指明把信送给某个具体的人或部门处理，尽管信是写给这个组织的。另外，在指明的收信人不在时，它也允许组织中其他人查看信的内容。提示句通常写在封内地址的下两行或封内地址的上面。

　8. 主题句(选择性)subject line(optional)

　主题句简要说明信的内容。通常写在封内地址和称呼之间。如果写信人不知道收信人的姓名，也可以用主题句代替称呼。为了收到最佳效果，可以给主题句加下划线，或大写主题句。

　9. 正文(body of the letter)

　正文的格式多种多样。商业信函最好使用齐头式。而私人信件通常不用齐头式。在齐头式书信中，全部内容包括日期和信尾 问候语 ，都从左侧顶格开始。段落开头不空格，各段之间空两行。

　修正齐头式，是使用最为广泛的一种格式，商业和私人信件都可以使用，尽管在私人信件中不一定要写回邮地址和封内地址。使用没有印刷信头的普通信纸时，这种格式最合适。与齐头式不同，发信人地址、日期，信尾问候语和签名都从中间开始写。其余部分从左边开始。

　10. 写信人签名(writer's identification/ signature)

　写信人的签名、名字和头衔(如果适用)，写在信尾问候语同侧三四行以下的位置。应亲笔签上写信人自己的姓名。如果是用打字机或电脑写的信，在写信人签名的上方，同样应该打上写信人的姓名。

　11. 附注(notions)

　附注写在写信人签名下两行的位置，附注包括参考缩写，附件的数目和内容以及将收到这封信副本的人员名单。附注写在左侧。

　12. 信尾问候语(complimentary closing)

　信尾问候语是写在信尾的告别话语，例如sincerely,; sincerely yours,; yours

英语写信格式篇二

　一、英文书信的格式

　248 Park Street (寄信人住址)

　Taipei, Taiwan 105

　September 8, 2002 (写信日期)

　Dear Susan, (称呼)

　I enjoyed reading your letter very much.

　?

　Your friend, (结尾)

　Joe (签名)

　1、信纸的右上角写上日期，如September 8，也常用简写Sep. 8;非正式的信件，年代常省略;正式的书信则不只会写上年代，还会把发信者的住址写在日期的上方。

　2、接下来在信纸的左方写收信人的称呼语，通常用Dear开始，再接着写名字(一般都用first name )，如Dear Susan (亲爱的苏珊);至于名字的后面则通常打上逗号或留白。

　3、称呼语写完后，通常会先空一行才开始写信的本文。

　4、本文结束后，再写上结尾语，如See you (再见)、( With) Best wishes(祝你平安)、Yours always (永远是你的挚爱)、Yours ever (永远爱你的)、Your friend (你的友人)、Truly yours (挚友)、Sincerely yours或Yours sincerely或Sincerely (最诚挚的友人)、Love (爱人，避免用在两个男士间的信件)?等。

　注意：

　(1)结尾语的第一个字母要大写，最后还要加上逗点。

　(2)若要针对收信的对象，将结尾语加以区分，则对于比较亲密的对方，可以用Sincerely yours、Yours sincerely或Sincerely;对于一般的朋友可用Your friend;如果是儿女写给父母，就用Your loving son(daughter);对长辈则写Respectfully yours，至于生意上的往来就用Faithfully yours。

　5、在结尾语下面的署名必须亲自签名，不可用打字的，而且在签名之后，也不加任何的标点符号。

　二、英文信封的写法

　1、在信封的左上角写「寄信人」的名字和住址。

　2、在信封的中间或右下角偏左的地方写「收信人」的名字和住址。

　3、寄信人不自称Mr.、Mrs.或Miss，但是在收信人的姓名前则必须加上尊称Mr.、Mrs.或Miss以示礼貌。

　4、住址的写法与中文相反;英文住址原则上是由小至大，如必须先写门牌号码、街路名称，再写城市、省(州)和邮政区号，最后一行则写上国家的名称。

　5、在信封的右上角贴上邮票。

　6、信封上的邮政区号(zip code)，在美国州名之后以五位数阿拉伯数字表示，前三位数代表州或都市，后两位数表示邮区，至于邮政区号10027的念法是one double o two seven。

　7、住址中常用字：有简写的多用简写：

　楼 F(e.g. 2F) 巷 Lane ( e.g. Lane 194) 段 Section;Sec. (e.g. Sec.Ⅱ ) 弄 Alley (e.g. Alley 6) 路 Road;Rd.( e.g. Chunghua Rd.) 街 Street;St.(e.g. Yangkwang St.)

英语写信格式篇三

　英语写信格式

　English letter writing format

　1、信纸的右上角写时间、地点 例如， March 9，2012， Beijing

　In 1, the top right-hand corner of the page to write the time, sites such as March 92012, Beijing,

　2、开头：Dear XXX

　At the beginning of2,: Dear XXX

　3、内容：最少三段

　Content:3, at least three section

　4、落款： Your Sincerely XXX，Your Faithly XXX，诸如此类

　4: Your Sincerely XXX, signed, Your Faithly XXX, and so on

　首先要看你写信的性质。是官方而正式的书信?还是朋友间的通信?

　You should first look at the nature of the letter. Is the official and formal letters? Still friends communication?

　无论是哪一种，基本的英文 书信格式 应包括四大部分：日期，称呼，正文，和落款(包括敬语)Either way, the basic format of English letters should include four parts: the date, name, text, and signature ( including honorifics )

　1、朋友间的

　October,16,2011(右起顶格) Dear Jimmy(左起顶格)

　I'm glad to receive your letter...(正文，开头空四格)

　Yours Sincerely, Jack(右下，包括敬语和落款)

　2、官方、正式的书信

　信内应包含收信人地址(西方古时防止信封损坏地址无着而沿用至今的传统)、日期、称呼、正文、落款等。其实官方的书信更多应该参考第3点，越全面越表示你对他们的重视。 001th,Hy Road, 9th District

　250013, New York, U.S.A(地址同样顶格写，从小写到大)(以下同1)

　October,16,2012(右起顶格) Dear Jimmy(左起顶格)

　I'm glad to receive your letter...(正文，开头空四格)

　Yours Sincerely,

　Jack(右下，包括敬语和落款)

公文写作格式及范文模板

公文格式是公文实现规范化、制度化、科学化的重要保证。本文是我为大家整理的公文的格式及 范文 ，仅供参考。

公文的格式篇一：

公文写作格式要求

一、公文纸要求：纸张A4纸

二、版式要求一版式

1.页边距上下边距为2.54厘米左右边距为2.8厘米

2.页眉、页脚页眉为1.5厘米页脚为1.75厘米

3.行间距1.5倍行距

4.纸型与打印方向用标准A4型。一般为竖向打印。如表格等须横向打印的材料上下边距为2.8厘米左右为2.54厘米页眉1.5厘米页脚1.75厘米。

5.正文一般每面排22行约1.5倍行距每行两端对齐标题下空一行每自然段首行缩进2个字符回行顶格。字数、年份不能回行。

三、正文和文档

1.标题宋体二号字加粗

2.正文仿宋三号字

3.在文档中插入表格单元格内字体用仿宋字号可根据内容自行设定。建议表格内文字用小4号宋体固定值15P

4.页码用“-_”格式用4号仿宋居右空1字

5.文件的年号用六角括号“”括起文件序号前不加“第”字由行政办公室统一编号

6.若存在层次结构1若结构层次多第一层为“一、”第二层为“一”第三层为“1.”第四层为“1”第五层。为“①”2若结构层次少则第一层为“一、”第二层为“1.”。3第一层标题用3号黑体第二层标题用3号楷体、加粗第三层标题用3号仿宋、加粗。其余标题及正文均用“附件”3号仿宋。

7.如有附件应在正文最后另起一段首行缩进2个字符注明附件顺序和名称。2字后标全符冒号附件序号用阿拉伯数码附件名称后不加标点符号。附件的名称应与所附文件的名称保持一致。公文的附件应在正文之后另起一页排布附件的左上角第1行顶格标识“附件”2字并加全符冒号如有序号在序号后加全符冒号。

8.落款凡不需加盖公章的材料应在正文右下方落款处署成文单位全称在下一行相应处标识成文日期。成文日期以负责人签发的日期为准联合行文以最后签发日期为准成文日期以阿拉伯数字根据年月日的格式填写距正文空3行右空4个字如“____ 年9月1日”字体均为3号仿宋字。

9.正文之后的空白容不下印章位置时应取调整行距或字距的办法务使印章与正文同处一面不得标注“此页无正”。

四、印刷和装订为节约纸张建议用双面印刷左侧装订。

公文的格式模板篇二：

通知格式：(指示性通知)

__ __ 关于______ 的通知

各科室：

__ ______________________________

__ __________________________ 。

__ ___

__ 年_月_日

公文的范文篇三：

例文(指示性通知)

院关于调整证券交易印花税

中央与地方分享比例的通知

国发 (1996)_号

各省、自治区、直辖市人民，院各部委、各直属机构:

改革开放以来，我国证券交易市场有了很展，证券交易规模不断扩大，证券交易印花税也有了较大幅度的增长。为进一步规范证券交易市场，妥善处理中央与地方的合配比例，增强中央宏观调控能力，院决定，自19年1日1日起，将证券交易印花税分享比例由现行的中央与地方各50%，调整为中央80%、地方20%。有关地区和部门要从全局出发，继续做好证券交易印花税的征收管理工作，进一步促进我国证券市场的健康发展。

中华人民共和国院

__ 年_月_日

公文的格式及范文篇四：

20__ 年_月_日，我公司的锅炉设备到场后，因锅炉设备单重超过8吨，须申请吊车吊装，当地出租吊车营业商要求我公司给予5000元吊装费。我公司生产部主管方建和主动提出，为提高公司工作效率及节省公司成本开支，建议锅炉设备由吊车吊放在车间门口，吊装费用缩减至800元，锅炉设备从车间门口至车间内部锅炉的安装地点(约65米)则使用钢管、叉车及人工配合由方建和、方衍恒、方绪军、邓修荣、黄胜才、鲁尽球等生产部员工将锅炉推放至安装地点。此建议得到生产部部长批示后，方建和等车间员工将锅炉设备放至安装地点，为公司节省吊装费4200元整。方建和等车间员工为维护公司经济利益的积极行为和精神值得公司全体员工学习。

特此，公司对方建和、方衍恒、方绪军、鲁尽球、黄胜才、邓修荣等员工通报表扬，并给予总金额300元的现金奖励。希望以上受表彰的员工继续发扬奋勇拼搏的精神，不断进取。同时也号召全体员工以他们为榜样，积极发扬主人翁精神，以良好的职业精神和服务意识，为公司创造更高的利益。

特此通知!

汨罗市绿岩金属有限公司

生产部

20__ 年_月_日

公文的格式及范文篇五：

物业公司各部门、属下各客户服务中心：

为全力配合及支持君华?硅谷样板房开放，20__ 年_月_日-20__ 年_月_日，中山___ 客服中心环境卫生部全体员工不辞辛劳、加班加点对样板房进行开荒清洁，利用班前、午休及班后直至深夜的时间对4套精装样板房、大堂及销售路线进行了全面、彻底的清洁开荒。在整个加班过程中员工毫无半分怨言及懈怠，始终保持积极乐观、任劳任怨的工作态度，最终圆满完成样板房开荒清洁工作，使得君华?硅谷样板房如期开放。

上述反映出中山___ 客服中心环境卫生部员工团结协作、一切行动着眼公司利益的良好工作精神及作风，为公司其他员工树立了良好的学习榜样。为表彰先进，树立楷模，经公司研究决定：

给予中山___ 环境卫生部全体员工通报表扬。

希望全体员工以中山___ 客服中心环境卫生部为榜样， 爱岗敬业 ，

团结协作，勇于拼搏，为公司奉献自己的力量。

此通报

广州市___ 管理有限公司

20__ 年_月_日

公文的格式及范文篇六：

关于表彰李希传、杨新刚、晁强等三位员工的通报

各部室：

帝都大厦项目部工程部门李希传、杨新刚、晁强等三位员工充分发挥积极主动性和团队合作精神，主动查找问题根源，克服各种施工困难，彻底解决多年遗留单元楼层业主墙体渗水问题，为公司节约五千元左右维修资金，为工程部积累丰富的墙体渗水问题维修 经验 ;三位员工这种积极主动、不怕困难解决问题的精神，值得全体员工学习。

经公司经理办公会决定，对李希传、工给予表彰和鼓励，希望三位员工再接再厉，再创佳绩，在平凡岗位做出不平凡贡献。

特此通报。

20__ 年_月_日

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信的格式写作要求及

关于召开××××××会议通知

××××(主送单位）：

为××××××(目），根据××××××(依据），××××(主办单位）定于××××年×月×日在××××(地点）召开××××××会议，现将有关事项通知如下：

一、会议内容：××××××。

二、参会人员：××××××。

三、会议时间、地点：××××××。

四、其他事项：

（一）请与会人员持会议通知到××××××报到，××××××(食宿费用安排）。

（二）请将会议回执于××××年×月×日前传真至××××(会议主办或承办单位）。

（三）××××××(其他需提示事项，如会议材料准备等）。

（四）联系人及电话：××× ××××

公司邮件书写格式范文6篇

　您是否不知道如何写好一篇推荐信?找工作的推荐信又该如何写?下面是我整理提供的范文，欢迎阅读参考!希望大家纳!

　A、推荐信的概念

　推荐信是向有关单位或个人推荐有关人才的专用书信。

　推荐信可以是个人写给个人，个人写给单位或单位写给单位。推荐信一般是由第三者写给对方，也有向某单位、部门自荐的。

　B、推荐信的结构、写法

　推荐信一般包括称谓、正文、结尾、落款和日期几部分。

　称谓

　第一行顶格写收信单位的名称或个人的姓名，个人姓名后可加?先生?、?经理?等，再加上冒号。

　正文

　第二行前空两格写正文。一般包括：

　(1)被推荐者的基本情况，包括姓名、性别、年龄、业务水平、工作能力、身体状况等。

　(2)说明推荐的理由。要求写得具体、充分。另外还要写明推荐者和推荐者的关系。

　推荐信一般是第三者写的，也有自我推荐信。写自荐信要客观全面地评价自己，要求如实地介绍自己的优点，客观的叙述自荐的理由，以便供有关人员参考。

　结尾

　用?此致敬礼?、?祝工作顺利?等语，表达问候之意。

　落款和日期

　在右下方署上姓名，姓名之前可以加上工作单位。署名的下方写上具体时间。

　C、推荐信的写作要求

　应如实地介绍情况，让用人单位对被荐者能有比较全面的了解。

　语气要诚肯。既不可自高自大，又不可卑躬屈膝。

　护士自我推荐信范文

　尊敬的某医院领导：

　您好! 感谢您在百忙之中展阅我的自荐信。 我是 * 学校护理专业大专毕业生，在读本科。诚望加入贵医院，为更好地发挥自己的才能，实现自己的人生价值，在此，请允许我向您毛遂自荐。

　我叫XXX，毕业于XX学校XX专业。在三年的学习期间，系统学习了XX。

　思想和精神的完善，才是人真正的完美。在完成学业和实践活动过程中，我不断地加强自己的思想道德修养，既要学会做事，又要学会做人，恪守"有所作为是人生的最高境界"的人生信条，积极奉献，乐于助人，多次参与社会捐赠和公益活动。生活上始终保持着艰苦朴素、勤俭节约的优良作风。在校期间，我积极的向党组织靠拢，慎重地向校党委递交了入党申请书，定时的向党汇报自己的思想情况。在党组织的温暖关怀和教育下，使我认识到入党的重要性，也使我的思想觉悟有了很大的'提高。我尊敬老师，团结同学，关心热爱班集体，有着强烈的集体责任感。

　经过两年护理专业课程的学习， 2005 年经过竞选我有幸到** 医院进行实习，严格的管理，认真负责的带教让我在一年的时间熟悉并掌握了护理的一般操作，得到了各科带教老师的好评，并于实习结束时，因为成绩优秀，的留在了** 医院工作，我知道除了机遇，与自己扎实的基本功及辛勤的付出是分不开的。工作后更加严格要求自己，在医院的各项考核(护士基本操作、急救操作等)中名列前茅，并被评为先进工作者，这在新护士中是不多见的。 2007 年 6 月份经过努力通过了护士资格考试，并开始上消化科护理的主责任护士。独立完成工作的能力;严谨、踏实的工作态度，细心、爱心、耐心的对待患者。适应整体护理的发展需要。因此我对自己的未来充满信心。

　虽然我刚从学校毕业，工作经验有限。但是，在这次应征之前，我就对自己别以了评估，我觉得以我有较扎实的专业知识与较强的敬业精神，实践经历，我相信自己适合从事网吧管理、组网、网页设计、图形图像处理等相关工作。请您相信我，给我一个发展的机会，我会以一颗真诚善良的心、饱满的工作热情、勤奋务实的工作作风、快速高效的工作效率回报贵单位。

　最后，衷心祝愿贵单位事业发达、蒸蒸日上!

　此致

　崇高的敬礼!

　求职人：XXX

XX年XX月XX日

通讯稿标准格式和范文是什么？

随着互联网的发展，越来越多的公司开始依靠电子邮件来进行国际商务沟通和客户服务。但是在实际商务运做中，电子邮件写作者往往困惑于如何使用电子邮件这一相对较新的媒介与来自不同 文化 背景的人进行有效沟通。本文是我为大家整理的公司邮件书写格式 范文 ，仅供参考。

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公司邮件书写格式简单篇：

1.称呼：尊敬的某某某，(最好用职称)

2.有正文，你要表达的意思用书面语来写，用语气敬辞，请，您，谢谢等，传文件一定要用附件来上传，并对附件进行正确命名(以实际情况来命名，避免直接叫做新建文档)，字体，四号，宋体。

3.有结束语，谢谢您，辛苦了等等，表达感激之情。

4.写姓名和日期，留下****，以便及时联系到本人。

公司邮件书写格式详细篇：

关于主题

主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件衡邮件的轻重缓急，分别处理。

1. 一定不要空白标题，这是最失礼的。

2. 标题要简短，不宜过长，不要让outlook用~~~才能显示完你的标题。

3. 最好写上来自___公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。

4. 标题要能真实反映 文章 的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿!”或是“收着!”。

5. 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。

6. 可适当用使用大写字母或特殊字符(如“_、!”等)来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

7. 回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。

8. 最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。

关于称呼与问候

1. 恰当地称呼收件者，拿捏尺度

邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“_经理”;如果不清楚职务，则应按通常的“_先生”、“**”称呼，但要把性别先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自已的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear ___”，显得很熟络。

关于格式，称呼是第一行项格写。

2. Email开头结尾最好要有 问候语

最简单的开头写一个“HI”，中文的写个“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。

结尾常见的写个Best Regards，中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为换行顶格写。

俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待

正文

1. Email正文要简明扼要，行文通顺

若对方不认识你，第一件应当说明的就是自已的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多，有些****之类与正文无关的信息应在签名档中表明。

Email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐憎。

2. 注意Email的论述语气

根据收件人与自已的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。

尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。

电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论比须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训。

3. Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。

如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不过长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。

4. 一次邮件交待完整信息

最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。

5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

这是对别人的尊重，也是自已态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开，如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。

在邮件发送之前，务必自已仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。

6. 合理提示重要信息

不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅读。

7. 合理利用，表格等形式来阐述

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。

8. 不要动不动使用：)之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻，Business Email不是你的 情书 ，所以：)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合。

附件

1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件

2. 附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理

3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时

4. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件

5. 如果附件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式，以免影响使用

6. 如果附件过大(不宜超过2MB)，应分割成几个小文件分别发送

语言的选择和汉字编码

1. 只在必要的时候才使用英文邮件

英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交;如果收件人是其他国家和地区的华人，也应用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。

2. 尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件

如果对方与你的邮件往来是用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他;如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。

3. 对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。

4. 选择便于阅读的字号和字体

中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。

这是经研究证明最适合 在线阅读 的字号和字体。

不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。

不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情;也不要过小，费神又伤眼睛。 结尾签名

每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。

1. 签名信息不宜过多

电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。

引用一个 短语 作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传 口号 。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。

2. 不要只用一个签名档

对内，对私，对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。对于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在outlook中设置多个签名档，灵活调用。

3. 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。

公司邮件书写格式范文篇一：

尊敬的(王经理)：

我是某大学张某，(个人情况介绍)，我的详细简历已经以附件形式发送到您的邮箱，请您查收，期待您的回信，谢谢您，辛苦了。

我的****为：___________，qq：___________，邮箱：___________

此致，敬礼

张某

__年_月_日

公司邮件书写格式范文篇二：

From: ___(你的名字)

ABC company (你的公司名)

Add:__,__(你的公司地址)

Tel.: +86-______

Fa_: +86-_____

E-mail: ______

Dear sir or madam,

how are you doing?

我们是某某公司的,我在___网上看到贵公司有生产和销售____产品,这些产品正是我们目前急需购的东西(客人应该有货号什么的),你把客人的货号告诉他,然后附上你们的要求..请对方给报价................Your quick reply will be reciated!

Best regards

___(你的名字)

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通讯稿标准格式和范文：

首先，通讯稿需要注意格式，标题使用黑体小三字体。正文使用宋体5号字体，1.5倍行距，文中的数字用阿拉伯数字，文章开头注明加粗。要简述发生的时间、地点、人物、经过，最后可以加感想。

通篇人称、角度、立场统一，注重时效性和真实性，所配也要符合文章内容。通讯，是运用叙述、描写、抒情、议论等多种手法，具体、生动、形象地反映新闻或典型人物的一种新闻报道形式。它是记叙文的一种，是报纸、广播电台、通讯社常用的文体。

写作要求：

第一，主题要明确。有了明确的主题，取舍材料才有标准，起笔、过渡、高潮、结尾才有依据。

第二，材料要精当。按照主题思想的要求，去掂量材料、选取材料；把最能反映事物本质的、具有典型意义的和最有吸引力的材料写进去。

第三，写人离不开事，写事为了写人。写人物通讯固然要写人，就是写通讯、概貌通讯、工作通讯，也不能忘记写人。当然，写人离不开写事。离开事例、细节、情节去写人，势必写得空空洞洞。

第四，角度要新颖。写作方法要灵活多样，除叙述外，可以描写、议论，也可以穿插人物对话、自叙和作者的体会、感受，既可以用第三人称的报道形式，也可以写成第一人称的访问记、印象记或书信体、日记体等。